Gemeenschappelijke Regeling De Bevelanden

‘Bedrijfsvoering gemeenten moet altijd door. Gemlease ondersteunt optimaal hierbij!’

Op een druilerige dag rij ik naar het zuiden, richting Zeeland. De wegen worden steeds minder druk, de uitzichten steeds weidser. Ik heb een afspraak met Patrick Schouw, Hoofd ICT bij de Gemeenschappelijke Regeling (GR) De Bevelanden. Dit is een samenwerkingsverband van de gemeenten Borsele, Goes, Kapelle, Noord-Beveland en Reimerswaal.

Op een druilerige dag rij ik naar het zuiden, richting Zeeland. De wegen worden steeds minder druk, de uitzichten steeds weidser. Ik heb een afspraak met Patrick Schouw, Hoofd ICT bij de Gemeenschappelijke Regeling (GR) De Bevelanden. Dit is een samenwerkingsverband van de gemeenten Borsele, Goes, Kapelle, Noord-Beveland en Reimerswaal.

Alle technologie in 1 systeem

Ruim vier jaar geleden besloten vijf gemeenten om samen te werken op het gebied van ICT / technologie, informatievoorziening, P&O en het sociaal domein. Dit betekende onder meer dat vijf technologische omgevingen geïntegreerd moesten worden in 1 nieuwe. Op 1 januari 2015 zijn alle systemen officieel overgedragen aan de GR. Men koos voor een geleidelijke invoering en vervanging van alle technologie, alles in eigen beheer, met een eigen inrichting en met stabiliteit voorop. Vier van de vijf gemeenten werkten al samen met Gemlease. In overleg met Marcel Moes van Gemlease bleek de dienstverlening middels de Technology Refresh Option (TRO) perfect te passen bij de visie van de nieuwe GR.

De voordelen zijn simpel

Waar Patrick zeer blij mee is, is dat er maar een keer toestemming hoeft te worden gevraagd voor de aanschaf of beter gezegd, de jaarlasten. De kosten gaan als exploitatiekosten in de begroting in plaats van fluctuerende kapitaallasten. Dat biedt voorspelbare kosten en is standaard in de begroting opgenomen. Op technologisch vlak kan een hoge standaard worden gehandhaafd en vervanging van systemen en vernieuwing van technologie is inbegrepen. Wat in verband met informatiebeveiliging een must is. Circulair en duurzaam.

Patrick voegt toe: ‘De bedrijfsvoering van de deelnemende gemeenten moet dóór, ongeacht economische of politieke wijzigingen. Continuïteit en stabiliteit zijn noodzakelijk. De werkwijze van Gemlease met TRO ondersteunt ons daarbij.’

Oftewel:

  • Slechts 1 keer financiële goedkeuring
  • Exploitatie- in plaats van kapitaallasten
  • Overzicht en inzicht
  • Technologie up-to-date
  • Uitbreiding en vervanging naar wens
  • Duurzaam en circulair
  • Waarborg bedrijfsvoering ongeacht economische of politieke situatie

Optimale dienstverlening voor de burgers

Marcel Moes van Gemlease licht het graag toe: ‘De dienst Digit-all van Gemlease bestaat uit een modulaire cyclus van duurzame ondersteuning voor (semi)overheden. De TRO is daar onderdeel van. Een gemeente kan kiezen voor afzonderlijke delen of alles van begin tot eind, maar altijd precies wat nodig is. Wij kunnen de zorg én het werk wegnemen tijdens de financiering maar zeker ook rondom advies, aankoop, levering, installatie, onderhoud, recycling. De hele cyclus. Dat is waarmee we gemeenten optimaal ondersteunen. Het gaat dan zeker niet alleen om IT apparatuur. Denk ook aan kliko’s met gewichtscontrole, brand-bestrijdingsapparatuur, meubilair, koffieautomaten, de verkeersdoorstroming door de gemeente, parkeersystemen, led-verlichting en andere verduurzamingsmaatrgelen.’

Meerwaarde is uitgangspunt

In opdracht van de deelnemende gemeenten heeft organisatieadviesbureau Berenschot na twee jaar de werking van de GR getoetst. Uit dit rapport bleek dat de GR naar volle tevredenheid functioneert. Berenschot adviseert zelfs om méér te gaan doen voor de deelnemers. Denk aan financiën, geo-informatie of facilitaire zaken. ‘Maar bij alles staan onze klanten, de burgers van de vijf gemeenten, voorop. Daar doen we het voor. Dat is ons bestaansrecht’, aldus Patrick. ‘Een optimale dienstverlening staat centraal. Dus voordat we nieuwe taken erbij nemen, moet de meerwaarde voor de burgers in de deelnemende gemeenten helder zijn.’

Robuuster concept

Naar aanleiding van het onderzoek hebben de gemeenteraden van de vijf deelnemers aangegeven dat het robuuster maken van de samenwerking voorop staat. Voor Patrick betekent dit een vertaling naar onder meer de TRO elk half jaar te actualiseren. Door met technologie up-to-date te blijven en reguliere vervanging van de servers. ‘En daarbij hebben we ook aandacht voor duurzaamheid, schaalgrootte en de kwetsbaarheid van onze systemen’, aldus Patrick. Totaalconcept Digit-all van Gemlease ondersteunt daarbij optimaal. Hierbij kunnen allerlei segmenten vanuit de modulaire opbouw meegenomen worden. IT middelen, maar ook verdere digitalisering richting Smart City; mobiliteit, slim licht en cloud toepassingen passen hier prima bij.

Op de terugweg bedenk ik me dat ik een stuk wijzer ben geworden. Mooi hoe deze gemeenten op praktische wijze samenwerken. En hoe goed alles georganiseerd is. Fijn dat Gemlease hierin kan ondersteunen!

Deel: